Mit „Wumms“ hat die deutsche Bundesregierung am 3. Juni 2020 ihr Konjunkturpaket vorgestellt. Gleich der erste Punkt sorgt für viel Aufregung. Die befristete Senkung der Mehrwertsteuer dürfte dabei nicht nur wirtschaftliche und haushalterische Auswirkungen haben. Die Umstellung muss kurzfristig auch in zahlreichen Softwarelösungen umgesetzt werden. Wenn dies nicht ohne weiteres über „Einstellungen“ geht, wirft dies rechtliche Fragen nach einer Umsetzung- und Vergütungspflicht auf.
Abrechnungs- und Buchhaltungssysteme, Kassensysteme für Handel und Gastronomie, Steuersoftware, Lohnabrechnungs-Lösungen, Online-Shop-Systeme und viele andere Softwarelösungen haben gemein, dass die gesetzliche Mehrwertsteuer berechnet und irgendwo ausgewiesen werden muss. Gut beratene Anbieter bzw. Nutzer der Lösungen haben in den zugrundeliegenden IT-Verträgen eine Klausel, die Anpassungsleistungen im Falle einer Änderung von gesetzlichen Anforderungen regelt. Je nach Perspektive, werden derartige Leistungen inkludiert oder als Zusatzleistungen geregelt. Glücklich können sich zudem Unternehmen schätzen, die eine Anpassung ohne weiteres über Konfigurationseinstellungen vornehmen können. Beides, Anpassungsklausel oder Konfigurationsmöglichkeit, ist häufig nicht der Fall.
Damit stellt sich für Anbieter von Softwarelösungen und deren Nutzer die Frage, ob eine kurzfristige Umstellung bis zum 1.7.2020 durch entsprechende softwareseitigen Anpassungen geschuldet ist und wer die Kosten hierfür trägt bzw. ob die ausbleibende Umstellung einen Mangel darstellt. Wie so oft lautet die Antwort „es kommt darauf an“.
Mehrwertsteueranpassung bei gekauften Lösungen
Wer IT-Lösungen kauft, also gegen Einmalzahlung Software nebst dauerhafter Nutzungsberechtigung überlassen erhält, wird ohne gesonderte Vereinbarung keinen Anspruch auf Umsetzung der Mehrwertsteuersenkung haben. Diese muss als kostenpflichtige Ergänzungsleistung bei dem Anbieter nachgefragt werden. Etwas Anderes kann allenfalls dann gelten, wenn zusätzlich eine Updateverpflichtung vereinbart wurde.
Betroffene Unternehmen sind gut beraten, wenn sie schnell handeln. Die technische Umsetzung wird in der Regel kein großer Aufwand sein. Bis zum 1.7.2020 sind es jedoch keine vier Wochen mehr.
Ob es sich um eine Standardsoftware oder individuell entwickelte Lösung handelt, spielt hierbei im Übrigen keine Rolle.
Mehrwertsteueranpassungen bei Servicelösungen
Anders verhält es sich, wenn Systeme als SaaS- oder Cloud-Lösung verkauft werden. In der Regel werden derartige Lösungen dem Mietrecht unterworfen. Dieses sieht vor, dass der Vermieter (also der Anbieter) den vertragsgemäßen Gebrauch während der Mietzeit erhält. Dies ist nicht der Fall, wenn Funktionalitäten zur Mehrwertsteuerberechnung den geltenden Satz nicht anwenden. Der Anbieter muss nachbessern, will er seinen Vergütungsanspruch nicht gefährden. Eine Vergütung kann allenfalls für den Implementierungsaufwand entsprechender Updates verlangt werden.
Nichts Anderes gilt bei OnPremise eingesetzter Software, die hierfür nur zeitlich begrenzt zur Verfügung gestellt werden.
Mehrwertsteueranpassungen bei Mobile Apps
Auch bei den sog. Apps stellt sich die Fragen nach einer Anpassungsverpflichtung. Da der Download einer App grundsätzlich mit einer dauerhaften Nutzungsberechtigung verbunden ist, wird man Apps entsprechend eines Softwarekaufs bewerten müssen. Demnach besteht keine Umsetzungsverpflichtung. In Einzelfällen kann für die sog. In-App-Käufe etwas Anderes gelten.
Aus dem Umstand regelmäßiger und üblicher Updates für die Apps, ergibt sich keine andere Bewertung. Eine grundsätzliche Updateverpflichtung wird man aus den unregelmäßig angebotenen Updates nicht folgern können, für die keine entsprechende Verpflichtung in den zugrundeliegenden Verträgen geregelt ist.
Fristgerechte Mehrwertsteueranpassung
Besteht eine Pflicht zur Mehrwertsteueranpassung, aufgrund der Anwendung von Mietrecht oder entsprechender Vereinbarung, muss die Anpassung gegebenenfalls außerhalb des vorgesehenen Releaseplans erfolgen.
Sofern hierzu keine Umsetzungsfristen vertraglich vereinbart sind, wird man eine kurzfristige Umsetzung bis zum 1.7.2020 verlangen können. Anbieter sind demnach gut beraten, zügig eine Lösung vorzubereiten.
Besteht die Anpassungsverpflichtung aufgrund von entsprechenden Vereinbarungen, kommt es sehr genau auf die getroffenen Vereinbarungen an. Finden sich keine Regelungen zur Frequenz des Updateangebots, wird man im Zweifel eher eine kurzfristige Umsetzung fordern können.
Support-Lösungen
Besteht zwischen Anbieter und Nutzer eine Support-Vereinbarung und kann der Nutzer die Umstellung selbst vornehmen, sind Anbieter gut beraten, hierüber im Rahmen des Supportes entsprechende Unterstützung leisten zu können. Das bedeutet, entsprechende Schulung der Support-Mitarbeiter und ausreichende Support-Kapazitäten. Erste Anzeichen kommen auf, dass dies für einige Anbieter in „Zeiten von Corona“ eine weitere Herausforderung ist.