Volunteers auf Festivals: Wann aus Ehrenamt ein Arbeitsverhältnis wird – und wie Veranstalter das vermeiden

Ohne Volunteers (= ehrenamtlich Tätige) gäbe es viele Musik- und Kulturfestivals nicht. Sie bauen auf, dekorieren, betreuen Gäste und räumen hinterher auf. Als „Dankeschön“ bekommen sie meist ein Festivalticket, Verpflegung und einen Platz auf dem Campinggelände. Was unkompliziert wirkt, ist rechtlich jedoch ein Grenzbereich, denn Behörden und Gerichte können ein freiwilliges Engagement als verdecktes Arbeitsverhältnis oder als unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung einstufen. Das kann für Veranstalter* teuer werden und Bußgelder nach sich ziehen.

Der folgende Beitrag zeigt auf, worauf es bei der Abgrenzung zwischen Ehrenamt und Arbeitsverhältnis ankommt, welche Haftungsrisiken bestehen, welche Gegenleistungen zulässig sind und welche Rahmenbedingungen Veranstalter bei der Gestaltung eines Volunteer-Programms im Blick behalten sollten.

Worum geht es?

Im Kern geht es um die folgende Frage: Werden im Gesamtbild Arbeitsleistung und eine wirtschaftlich relevante Gegenleistung ausgetauscht oder handelt es sich um ein ideell motiviertes, unentgeltliches Engagement?

Ein Arbeitnehmer ist nach § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verpflichtet, im Dienste eines anderen weisungsgebundene, fremdbestimmte Arbeit in persönlicher Abhängigkeit zu leisten. Entscheidend ist eine Gesamtbetrachtung aller Umstände. Zeigt die tatsächliche Durchführung, dass ein Arbeitsverhältnis vorliegt, kommt es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht an. Nur weil auf dem Papier „Ehrenamt“ steht, gilt das noch lange nicht.

Rechtlicher Hintergrund: Was ein echtes Ehrenamt ausmacht

Maßgeblich ist die Leitentscheidung des Bundessozialgerichts (BSG) vom 16.08.2017 (B 12 KR 14/16 R). Danach prägen eine ehrenamtliche Tätigkeit ihre ideellen Zwecke und ihre Unentgeltlichkeit.

Weisungen und feste Abläufe machen aus einem Ehrenamt nicht automatisch ein Arbeitsverhältnis, denn ohne sie könnte keine Organisation funktionieren. Unproblematisch sind vor allem sachbezogene Vorgaben – etwa wo Material liegt oder bis wann ein Bereich fertig sein soll. Kritisch wird es erst bei personenbezogenen Weisungen, also wenn genau festgelegt wird, wer wann wo was zu tun hat. Das Landesarbeitsgericht (LAG) München hat das anschaulich mit der freiwilligen Feuerwehr erklärt: „Löschen nach Laune“ würde die Brandbekämpfung dem Zufall überlassen (LAG München Urteil v. 26.11.2014 – 10 Sa 471/14).

Auch eine Aufwandsentschädigung steht einem Ehrenamt nicht entgegen, solange sie tatsächliche oder pauschal berechnete Aufwände ausgleicht und nicht verdeckt die Arbeit bezahlt. Maßgeblich ist dabei nicht, wie der einzelne Volunteer das empfindet, sondern wie es objektiv wirkt. Das ist mehr als eine Formalie, da ehrenamtlich Tätige vom Mindestlohngesetz (MiLoG) ausgenommen sind (§ 22 Abs. 3 MiLoG) – aber eben nur, wenn tatsächlich ein Ehrenamt vorliegt.

Als Faustformel gilt: Je höher der Gesamtwert der Zuwendungen ist und je stärker sie als Gegenleistung für bestimmte Arbeitsstunden ausgestaltet oder kommuniziert werden, desto eher liegt ein Arbeitsverhältnis vor. Je deutlicher sie dagegen als symbolische Anerkennung erscheinen und Freiwilligkeit sowie ideeller Charakter betont werden, desto eher handelt es sich um ein Ehrenamt.

Die wichtigsten Abgrenzungskriterien im Überblick:

Die empfohlene Struktur: Das „Mischmodell“

Setzt z. B. eine Festival-GmbH Volunteers direkt ein, fehlt eine tragfähige Grundlage für ein Ehrenamt, sodass zwischen GmbH und Volunteer dann regelmäßig ein Austausch „Arbeit gegen Ticket“ – und damit ein Arbeitsverhältnis besteht. Anders ist dies beim Verein, denn hier beruht die Mitarbeit auf der Mitgliedschaft und dient dem Vereinszweck. Nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts spricht das deutlich gegen ein Arbeitsverhältnis (BSG, Urteil v. 16.08.2017 – B 12 KR 14/16 R).

Am rechtssichersten ist daher eine Kombination aus beidem: Ein eingetragener Verein (e. V.) organisiert und koordiniert die Volunteers eigenverantwortlich auf Grundlage der Vereinsmitgliedschaft. Demgegenüber betreibt die GmbH/UG das Festival wirtschaftlich und wird vom Verein im Rahmen einer Kooperationsvereinbarung unterstützt. Damit fehlt die direkte Verknüpfung „Du arbeitest, also bekommst du ein Ticket“. Das Ticket wird so zur Teilhabe am Vereinszweck statt zu einer verdeckten Vergütung.

Damit das Modell trägt, darf der Verein allerdings keine bloße Fassade sein. Das betrifft zum einen die Volunteers, denn diese müssen echte Vereinsmitglieder sein, sodass ein „Beitritt nur fürs Ticket“ nicht genügt. Zum anderen den Verein selbst, denn er muss die Volunteers selbst koordinieren und darf von der GmbH kein Entgelt pro Volunteer-Stunde erhalten, da die Zusammenarbeit ansonsten nach Arbeitnehmerüberlassung aussieht.

Tickets, Verpflegung, Merchandise: Was ist erlaubt?

Eine Schlüsselrolle spielt das Festivalticket, wie durch ein Rechenbeispiel deutlich gemacht werden kann: Ein Volunteer hilft an 3 Festivaltagen je 8 Stunden mit. Das entspricht auf Mindestlohnbasis rund 333,00 EUR. Das Ticket kostet dagegen nur 200,00 EUR. Das lässt sich zwar als Aufwandsentschädigung verstehen – eine Behörde könnte darin aber eine Bezahlung für geleistete Arbeit sehen, mit der Folge, dass der volle Mindestlohn geschuldet ist, da das Ticket nicht mitzählt. Entscheidend ist, ob das Ticket als Gegenleistung für die geleisteten Stunden erscheint. Problematisch wird es insbesondere, wenn das Ticket an eine bestimmte Arbeitsleistung gekoppelt wird, nach dem Motto „Du bekommst das Ticket nur, wenn du X Stunden arbeitest“. Dasselbe gilt umgekehrt: Wer Volunteers bei Fehlzeiten das Ticket entzieht, macht damit deutlich, dass es eine Gegenleistung ist. Solche Sanktionen sind ein starkes Indiz für ein Arbeitsverhältnis und sollten deshalb unterbleiben. Ideal ist es deshalb, das Ticket als Zugangsvoraussetzung für die ehrenamtliche Tätigkeit auszugestalten und nicht als Gegenleistung. Je enger der Zugang an den Einsatz geknüpft ist – etwa nur für die Tage, an denen der Volunteer tatsächlich mithilft, und nicht übertragbar –, desto eher erscheint das Ticket als „Arbeitsmittel“ und nicht als Lohn.

Daneben ist die Verpflegung während der Einsatzzeiten regelmäßig unproblematisch, weil sie eine notwendige Begleiterscheinung des Einsatzes ist. Gleiches gilt für eine einfache Unterkunft oder Camping, solange sie der Einsatzfähigkeit dient (also kein Glamping oder VIP-Lodges). Auch Crew-Shirts sind funktional und unschädlich, sollten im Mischmodell aber idealerweise vom Verein – als eigenes T-Shirt designt – gestellt werden und nicht von der GmbH (klare Unterscheidung zwischen Volunteers und Beschäftigten der GmbH).

Welche Tätigkeiten sich eignen

Unkritisch sind Aufgaben mit stark ideellem Bezug, ohne feste Zeiten und ohne Verantwortung dafür, dass ein Ergebnis fertig wird. Dazu gehören Awareness, Info-Point, Dekoration, Clean-up oder ein offenes Bauteam beim Auf- und Abbau.

Im mittleren Risikobereich liegen Küche, Künstlerbetreuung oder die Begleitung des Stagemanagements. Hier sollten die Volunteers selbst „Wunsch-Slots“ wählen und jederzeit absagen können, und das Kernteam bleibt verantwortlich.

Nicht für Volunteers geeignet sind insbesondere Kasse und Ticketverkauf, Bar, Security (erlaubnispflichtig nach § 34a GewO), die Verkehrsleitung auf öffentlichen Flächen und die Einlasskontrolle am Festivaleingang.

Wenn das Ehrenamt kippt: Risiken und Haftungsfolgen einer fehlerhaften Gestaltung

Aus dem Volunteer wird ein Arbeitnehmer

Am naheliegendsten ist, dass eine Behörde oder ein Gericht die Tätigkeit als Arbeitsverhältnis einstuft. Dann hat der Volunteer Anspruch auf den Mindestlohn. Außerdem gelten die Arbeitnehmerschutzvorschriften, gegebenenfalls auch Kündigungsschutz.

Die Ausnahme des Mindestlohngesetzes für ehrenamtlich Tätige setzt voraus, dass tatsächlich ein Ehrenamt vorliegt. Setzt eine Festival-GmbH Volunteers direkt ein, ist das grundsätzlich nicht der Fall. Das Festivalticket, das als „Dankeschön“ gedacht war, erscheint dann im Nachhinein als (zu niedriger) Lohn und der Mindestlohn muss nachgezahlt werden. Der Ticketwert kann dabei regelmäßig nicht angerechnet werden, da der Mindestlohn in Geld gezahlt werden muss. Sachleistungen wie Ticket, Verpflegung oder Unterkunft werden darauf nicht angerechnet (BAG, Urteil v. 25.05.2016 – 5 AZR 135/16; BSG, Urteil v. 13.11.2025 – B 12 BA 8/24 R). Für 3 Festivaltage à 8 Stunden wären also rund 333 EUR nachzuzahlen, zusätzlich zum bereits ausgegebenen Ticket.

Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen

Stellt zum Beispiel die Deutsche Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung fest, dass statt eines Ehrenamts eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt – sei es unmittelbar oder im Wege einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung –, gelten dieselben Grundsätze wie bei einer Scheinselbstständigkeit. Verein bzw. GmbH müssen die Beiträge in der Regel bis zu vier Jahre rückwirkend nachzahlen, der Volunteer höchstens drei Monate.

Hier ist Vorsicht geboten, denn die Sozialgerichte nehmen eine sozialversicherungsrechtliche Beschäftigung eher an als die Arbeitsgerichte ein Arbeitsverhältnis, obwohl beide nahezu dieselben Abgrenzungskriterien anwenden. Ein Arbeitsgericht kann somit zu dem Ergebnis gelangen, dass kein Arbeitsverhältnis vorliegt, wohingegen ein Sozialgericht feststellt, dass es sich bei dergleichen Tätigkeit um sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis handelt und mithin Sozialversicherungsbeiträge nachzuzahlen sind.

Wenn das Mischmodell nur auf Papier besteht: Verdeckte Arbeitnehmerüberlassung

Das Mischmodell schützt nur, wenn es auch tatsächlich praktiziert wird. Koordiniert der Verein seine Volunteers selbst – mit eigenen Ansprechpartnern vor Ort und eigener Einteilung – und macht die GmbH dem Verein lediglich organisatorische Vorgaben wie „Bereich X muss bis 18 Uhr fertig sein“, ist das unproblematisch. Kritisch wird es jedoch, wenn die GmbH die Volunteers in der Praxis selbst steuert, also festlegt, „wer“ „wann“ „wo“ „was“ zu tun hat. Dann ist der Verein nur noch „Durchreiche“, und es liegt eine verdeckte Arbeitnehmerüberlassung nahe.

Werden die Volunteers als Arbeitnehmer eingestuft, kann zudem eine unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung vorliegen, mit erheblichen Folgen:

• Unwirksame Verträge: Die Verträge zwischen Verein und GmbH sowie zwischen Verein und Volunteer sind unwirksam (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 AÜG).
• „Neues“ Arbeitsverhältnis: Kraft Gesetzes entsteht ein Arbeitsverhältnis zwischen Volunteer und GmbH (§ 10 Abs. 1 AÜG).
• Gemeinsame Haftung: Primär haftet die GmbH als (fingierter) Arbeitgeber für Lohn und Sozialversicherungsbeiträge. Hat der Verein den Volunteers selbst Geld gezahlt, das als Arbeitsentgelt einzuordnen ist – etwa Tagespauschalen –, haftet er insoweit gemeinsam mit der GmbH (§ 10 Abs. 3 AÜG).
• Bußgeld: Beiden Seiten drohen Bußgelder von bis zu 30.000 EUR (§ 16 Abs. 1 Nr. 1, 1a, Abs. 2 AÜG).

Der Volunteer verletzt sich

Da ein echtes Ehrenamt kein Beschäftigungsverhältnis ist, greift der klassische Unfallversicherungsschutz für Beschäftigte nicht. Gesetzlich unfallversichert können Volunteers aber über eine Satzungsversicherung sein, sofern die Satzung des zuständigen Unfallversicherungsträgers den Schutz auf ehrenamtlich Tätige und bürgerschaftlich Engagierte erstreckt (§ 3 Abs. 1 Nr. 4 SGB VII). Ob und unter welchen Voraussetzungen das gilt, ist von Bundesland zu Bundesland verschieden und muss im Einzelfall geklärt werden.

Für Veranstalter besonders wichtig ist folgender Unterschied zum Arbeitsverhältnis: Bei Arbeitnehmern haftet der Arbeitgeber für Personenschäden aus einem Arbeitsunfall grundsätzlich nur bei Vorsatz oder bei einem Wegeunfall. Die Unfallversicherung kann ihn dann grundsätzlich auch nicht in Regress nehmen (§ 104 SGB VII). Ob diese Haftungsbeschränkung auch für Volunteers gilt ist rechtlich umstritten. Nach hiesiger Auffassung nicht, denn die Haftungsbeschränkung ist der Ausgleich dafür, dass der Arbeitgeber die Unfallversicherung mit seinen Beiträgen finanziert, wohingegen die Satzungsversicherung für Ehrenamtliche beitragsfrei ist, da die Kosten die öffentliche Hand trägt (§ 185 Abs. 2 SGB VII). Für Veranstalter heißt das: Verletzt sich ein Volunteer, bleibt ihre volle zivilrechtliche Haftung bestehen, zum Beispiel wegen verletzter Verkehrssicherungspflichten (§ 823 BGB). Haben Verein oder GmbH den Unfall schuldhaft verursacht, kann die Landesunfallkasse ihre Leistungen außerdem bei ihnen zurückfordern (§ 116 SGB X). Gibt es keinen Unfallversicherungsschutz, haftet der Veranstalter bei schuldhaft verletzten Sicherungspflichten in vollem Umfang, gegebenenfalls einschließlich Schmerzensgeld.

Der Volunteer verletzt einen Festivalbesucher

Verursacht ein Volunteer einen Schaden bei einem Gast, kann der Verein als „Geschäftsherr“ für ihn haften. Das gilt nicht, wenn er nachweist, dass er den Volunteer sorgfältig ausgewählt und überwacht hat (§ 831 BGB).

Im Mischmodell profitieren die Volunteers zudem vom Haftungsprivileg für Vereinsmitglieder (§ 31b BGB): Wer unentgeltlich oder für höchstens 3.300 EUR im Jahr satzungsgemäße Vereinsaufgaben wahrnimmt, haftet dem Verein nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Muss der Volunteer einem verletzten Besucher Schadensersatz leisten, kann er vom Verein verlangen, ihn davon freizustellen. Für die Volunteers ist das ein wichtiger Schutz – für den Verein dagegen ein doppeltes Risiko, denn er kann gegenüber dem Besucher selbst haften (§ 831 BGB) und muss den Volunteer zusätzlich von dessen Haftung freistellen. Wirtschaftlich landet der Schaden also regelmäßig beim Verein. Eine Vereinshaftpflichtversicherung, die auch diesen Freistellungsanspruch abdeckt, ist deshalb unverzichtbar. Demgegenüber greift § 31b ohne Mischmodell mangels Vereinsmitgliedschaft nicht. Stuft eine Behörde oder ein Gericht die Tätigkeit als Arbeitsverhältnis mit der GmbH ein, trägt das Risiko im Wesentlichen die GmbH. Setzt die GmbH Volunteers dagegen direkt ein, ohne dass ein Arbeitsverhältnis besteht, haften die Volunteers unter Umständen selbst.

Eine fehlerhafte Gestaltung kostet also selten nur an einer Stelle. Sie kann Mindestlohn- und Beitragsnachzahlungen, Bußgelder und eine Haftung für Personenschäden zugleich auslösen. Umso wichtiger ist die richtige Struktur von Anfang an.

Praxishinweis

Im Mischmodell sollte der Verein mit jedem Volunteer schriftlich ein Volunteer-Agreement abschließen, in dem festgehalten wird, dass die Mitarbeit freiwillig ist, kein Arbeitsverhältnis besteht und kein Vergütungsanspruch entsteht. Daneben ist zwischen Verein und GmbH/UG eine Kooperationsvereinbarung erforderlich, die die Rollen klar trennt.

Für die Organisation der Volunteers kommt es vor allem auf folgende Punkte an:

• Einsatzplanung: Volunteers tragen sich selbst in Einsatzlisten ein, statt Schichten zugewiesen zu bekommen. Wer nicht erscheint, wird nicht sanktioniert.
• Wortwahl: Begriffe wie „Job“, „Schicht“, „Pflicht“ oder „Bezahlung“ sollten Sie konsequent meiden.
• Keine Weisungen der GmbH: Die GmbH erteilt den Volunteers keine direkten (personenabhängigen) Weisungen über Art, Ort und Zeit der Tätigkeit.
• Kein Kontingent: Der Verein verpflichtet sich nicht, eine bestimmte Anzahl Volunteers zu „liefern“.
• Unfallversicherung: Klären Sie vor dem Festival mit dem zuständigen Unfallversicherungsträger, ob und unter welchen Voraussetzungen Versicherungsschutz besteht.
• Haftpflicht: Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ist in jedem Fall dringend zu empfehlen. Im Mischmodell sollte der Verein zusätzlich eine Vereinshaftpflichtversicherung abschließen, die die ehrenamtliche Tätigkeit seiner Mitglieder abdeckt.

Fazit

Die tatsächliche Durchführung muss zum vertraglichen Rahmen passen. Weicht die Praxis vom Papier ab, zählt für die rechtliche Einordnung stets die gelebte Realität. Mit dem Mischmodell, einer klar dokumentierten Freiwilligkeit, begrenzten Ticket-Zuwendungen und einer konsequenten Trennung zwischen ehrenamtlichen Unterstützungsaufgaben und betriebsnotwendigen Kernfunktionen lässt sich ein tragfähiges Volunteer-Programm aufsetzen.

Sie planen ein Festival mit Volunteers oder möchten wissen, wie belastbar Ihr bestehendes Programm ist?

Wir prüfen Ihre Strukturen und Verträge, zeigen Ihnen, wo Haftungsrisiken bestehen, und unterstützen Sie bei der Gestaltung von Volunteer-Agreement und Kooperationsvereinbarung – damit Sie sich auf Line-up und Gäste konzentrieren können statt auf Post von der Rentenversicherung.

* Die in diesem Beitrag verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich immer gleichermaßen auf Personen mit dem Geschlechtseintrag f/m/d. Auf eine Mehrfachnennung wird zugunsten einer besseren Lesbarkeit verzichtet.